Mange danske virksomheder starter med Google Workspace og opdager efter et par år, at deres kunder og samarbejdspartnere bruger Microsoft. Det betyder Word-dokumenter der ikke ser rigtigt ud, Excel der ikke kører makroer, og Teams-møder I ikke kan hoste. Heldigvis er det ret simpelt at flytte over.
Hvorfor skifte?
- Bedre kompatibilitet med kunders Office-dokumenter
- Office-programmerne installeret lokalt på PC/Mac
- Teams er industri-standard for B2B-møder i Norden
- Bedre integrationer med ERP, CRM og økonomisystemer
- Bedre styring af sikkerhed og enheder med Premium
Hvad bliver flyttet?
- Mail – al historik fra Gmail flyttes til Exchange (Outlook).
- Kalender – aftaler og tilbagevendende møder overføres.
- Kontakter – personlige og delte kontakter.
- Filer – Google Drev migreres til OneDrive / SharePoint. Google Docs/Sheets/Slides konverteres til Word/Excel/ PowerPoint-format.
- Brugere & grupper – e-mailadresser og distributionslister oprettes 1:1 i M365.
Sådan foregår migreringen – trin for trin
1. Forberedelse (1-2 dage)
Vi laver en optælling af brugere, e-mailadresser, alias og delte postkasser. Domænet (fx jeresfirma.dk) verificeres i Microsoft 365, og licenser bestilles.
2. Oprettelse af brugere
Alle brugere oprettes i M365 med samme e-mailadresse som i Google Workspace. To-faktor-login slås til som standard. Brugerne får midlertidige adgangskoder som de selv ændrer ved første login.
3. Migrering af mail og kalender
Med en migreringsbatch flyttes al mail og kalender-data fra Gmail til Exchange i baggrunden – uden at brugerne mærker det. I kan fortsætte med at arbejde i Gmail mens migreringen kører.
4. Migrering af filer
Google Drev kopieres til OneDrive (personlige filer) og SharePoint (delte teamfiler). Mappestruktur og delingsrettigheder bevares så vidt muligt.
5. Skift af MX-records (selve "go-live")
Når al historik er flyttet, peger vi domænets MX-record om til Microsoft. Fra dette tidspunkt lander al ny mail i Outlook i stedet for Gmail. Brugerne sætter Outlook op på deres PC – det tager typisk 5 minutter pr. bruger.
6. Opfølgning
Vi holder Google Workspace åbent i 30 dage som sikkerhed, og hjælper brugerne med spørgsmål de første uger. Når alle er kørende på M365, opsiges Google Workspace.
Hvor lang tid tager det?
For en virksomhed med 5-20 brugere: typisk 1-2 uger fra start til slut. Den faktiske "go-live" sker oftest en fredag aften, så brugerne kommer ind til Outlook mandag morgen.
Bliver der nedetid?
Nej. Mail leveres til både Gmail og Outlook i overgangen, så I modtager intet dobbelt – og I mister ingen mails. Filer er tilgængelige i begge systemer indtil opsigelse.
Vil I have hjælp?
Cloudish står for hele migreringen – fra licensbestilling til at jeres medarbejdere sidder med Outlook åbent. I skal kun forholde jer til at vælge en plan og godkende tidsplanen.